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Software für Werbeagenturen: Was Sie wissen müssen

Eine Werbeagentur Heidelberg erbringt eine Vielzahl von Dienstleistungen für ihre Kunden und benötigt dazu verschiedene Arten von Software-Anwendungen.

Es gibt viele verschiedene Arten von Software, die eine Werbeagentur benötigt, um ihre Geschäfte effizient abzuwickeln. Hier sind einige Beispiele für Aufgaben, die durch Software unterstützt werden können, die den Agenturen wie Stark Marketing derzeit zur Verfügung steht:

  • Erstellung von Kostenvoranschlägen und Angeboten, Rechnungen und Zeitplänen zur Genehmigung durch den Kunden
  • Entwürfe einer neuen Broschüre, einer Druckanzeige oder eines Jahresberichts zur Durchsicht vorbereiten
  • Verwaltung von Kunden-Feedback zu Materialien für Direktwerbung
  • Verfolgen Sie wichtige Projekt-Meilensteindaten
  • Vorbereitung und Überprüfung von Medienplänen
  • Bereiten Sie eine Storyboard-Präsentation für einen Kunden vor
  • Marktforschung vorbereiten
  • Planen Sie Projektaufgaben
  • Überprüfung der Rohschnitte
  • Projektzeitpläne erstellen
  • Verwaltung von Anfragen externer Kunden und Interessenten
  • Medien einplanen
  • Zeiterfassung
  • Verfolgen der Ausgaben anhand von Schätzungen
  • Planung und Analyse der Ressourcennutzung
  • Rechnungswesen und Buchhaltung

Um diesen Bedürfnissen gerecht zu werden, sollte eine Werbeagentur Folgendes berücksichtigen:

Grafikdesign-Software:

Die Agentur benötigt eine Anwendungssuite für kreatives Design wie Macromedia Design Suite oder
Adobe Creative Suite für das grundlegende Grafikdesign, Storyboarding und andere kreativere Aspekte der Produktion
Werbematerial.

Audio- und Videobearbeitungssoftware

Wenn sie die Mockups ihrer Radio- und Fernsehwerbespots intern erstellen, müssen sie in der Lage sein, diese zur Überprüfung durch den Kunden zu bearbeiten, bevor sie alles an die eigentliche Produktionsfirma übergeben, die die Endversionen produziert.

Office-Anwendungen

Die meisten Unternehmen verwenden Microsoft Office als Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations- und Präsentationssoftware, seit es zum Standard für Unternehmen geworden ist.

Kontaktmanager

Die Agentur braucht einen guten Kontaktmanager, der den Überblick über alle Kundeninformationen behält. Größere Agenturen sollten sich stattdessen vielleicht für ein ausgeklügeltes Kundenbeziehungsmanagementsystem (CRM) entscheiden.

E-Mail-Client

Eine Agentur braucht einen guten E-Mail-Client. Obwohl es viele gute E-Mail-Clients gibt, ist Outlook der Geschäftsstandard und verfügt über Terminplanungsfunktionen für Besprechungen, Verteilerlisten, öffentliche Ordner, die Möglichkeit, die gesamte Korrespondenz von bestimmten einzelnen Kunden zu kennzeichnen, und grundlegende Content-Management-Funktionen.

Projektmanagement, Zeit- und Kostenverfolgungssoftware

da sie an individuellen Projekten arbeiten, braucht eine Agentur eine Software, die alle mit jedem Projekt verbundenen Kosten verfolgen kann. Die Software sollte in der Lage sein, die Zeit der Mitarbeiter zu verfolgen, mit der Möglichkeit, gesplittete Sätze und mehrere Sätze, Rohmaterialien, ausgelagerte Rechnungen usw. zu verwenden.

Buchhaltungssoftware

Sie benötigen eine Standard-Buchhaltungssoftware, die Funktionen für Rechnungsstellung, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie Hauptbuchhaltung bietet. Größere Agenturen benötigen die Software möglicherweise für den Umgang mit mehreren Währungen und Steuerkennzeichen.

Neue Möglichkeiten

Mit dem Aufkommen von Extranets wurden spezielle Software-Suites speziell für Werbeagenturen entwickelt. Sie umfassen Programme, die Kontaktmanagement, Zeit- und Kostenerfassung, Projektmanagement, Terminplanung und E-Mail-Management bieten können. Einige der Anwendungen können sogar direkt mit der Buchhaltungssoftware des Unternehmens verbunden werden.

Eine weitere Neuerung ist das Kundenservice-Extranet. Sie haben die E-Mail als bevorzugtes Forum für den Austausch und die Organisation der großen Anzahl von Dokumenten ersetzt, die Teil aller Kunden/Agentur-Beziehungen sind.

Die Verwendung eines Extranets ermöglicht es allen Mitarbeitern, Lieferanten, Zulieferern, Kunden und anderen Mitgliedern des Projektteams, von jedem Ort der Welt aus in Echtzeit auf alle relevanten Projektdetails zuzugreifen. Und das Beste von allem ist, dass ein Extranet es ermöglicht, Design-Dokumente, Audio- und Videoclips in Echtzeit online mit dem Projekt zu teilen. Kein Warten mehr auf die Lieferung per Kurier oder ein persönliches Treffen, was einen besseren Kundenservice als je zuvor ermöglicht.